Política de privacidad
y tratamiento de datos.

Esta política describe cómo Lumi, un producto de Streamline Systems, empresa de software con sede en Miami, Florida, EE. UU. (en adelante «Lumi», «nosotros»), recolecta, usa y protege los datos personales de visitantes del sitio, de los negocios que usan Lumi y de los clientes de esos negocios. Lumi está pensado para negocios en Colombia, por lo que esta política sigue la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y demás normas colombianas sobre protección de datos personales (habeas data). Si usas Lumi desde otro país, también te protegen las normas de protección de datos de ese país que resulten aplicables.

1. Quién es responsable de tus datos

• Visitantes del sitio y negocios que usan Lumi: Lumi es el responsable del tratamiento: Streamline Systems, Miami, Florida, EE. UU. Contacto: hola@lumiagenda.co.
• Clientes de un negocio que usa Lumi (por ejemplo, si reservaste una cita en un spa): el responsable es ese negocio, y Lumi actúa como encargado, tratando tus datos solo por cuenta del negocio y siguiendo sus instrucciones. Para ejercer tus derechos, escribe primero al negocio; si no obtienes respuesta, puedes escribirnos y te ayudaremos a contactarlo.

2. Datos que recolectamos

• Datos de contacto comercial: nombre, correo, teléfono o WhatsApp, nombre del negocio, ciudad y tipo de negocio, cuando solicitas una llamada o una demostración.
• Datos de la cuenta: nombre, correo y teléfono del dueño y del equipo del negocio, datos del negocio (nombre, dirección, NIT, logo) y el estado de la suscripción. Los datos de tu tarjeta los recibe y guarda Stripe; Lumi no los ve ni los almacena.
• Datos que el negocio carga sobre sus clientes: nombre, teléfono, correo, citas, pagos, bonos de regalo, compras, notas, archivos adjuntos y documentos firmados.
• Datos sensibles: si el negocio los pide, la ficha de salud del cliente (alergias, embarazo, condiciones, medicamentos) y su firma. Ver sección 6.
• Datos técnicos: dirección IP, navegador y dispositivo, necesarios para que el servicio funcione, para registrar firmas y para prevenir abusos.

3. Para qué los usamos

• Responder tu solicitud y contactarte por WhatsApp, SMS, llamada o correo.
• Prestar el servicio contratado: agenda, reservas en línea, recordatorios, cobros, documentos, reportes y soporte.
• Cobrar la suscripción y enviar comunicaciones sobre el servicio y los pagos.
• Proteger la seguridad del servicio, detectar fallas y prevenir fraudes y abusos.
• Cumplir obligaciones legales y contractuales.

No vendemos datos personales, no los usamos para publicidad y no usamos los datos de los clientes de un negocio para nuestros propios fines.

4. Quién más procesa los datos

Para operar usamos proveedores que procesan datos por encargo nuestro, solo para prestar el servicio:

• Supabase: base de datos, archivos y acceso a las cuentas.
• Vercel: hosting de la aplicación y del sitio.
• Stripe: cobro de la suscripción de los negocios a Lumi.
• Wompi: pagos de los clientes a cada negocio, con la cuenta propia del negocio.
• Zavu y Meta (WhatsApp): mensajes de WhatsApp.
• Altiria: mensajes SMS.
• Brevo: correos transaccionales.
• Sentry: reporte de errores técnicos, configurado para no recoger datos personales.
• Anthropic, a través de Vercel AI Gateway: funciones de inteligencia artificial. Recibe solo la información necesaria para cada respuesta y no la usa para entrenar sus modelos.

Varios de estos proveedores están ubicados fuera de Colombia, principalmente en Estados Unidos. Al usar Lumi autorizas esa transferencia y transmisión internacional de datos. En todos los casos exigimos niveles adecuados de protección y confidencialidad.

Además, personal autorizado de Lumi puede acceder a los datos de una cuenta solo para dar soporte, resolver fallas, proteger la seguridad o cumplir la ley, bajo deber de confidencialidad y con registro de sus acciones.

5. Tus derechos

Como titular de datos personales tienes derecho a:

• Conocer, actualizar y rectificar tus datos.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada.
• Ser informado sobre el uso que se ha dado a tus datos.
• Revocar la autorización o pedir la supresión de tus datos cuando no exista un deber legal o contractual de conservarlos.
• Acceder gratis a tus datos.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) en Colombia, o ante la autoridad de protección de datos de tu país.

Para ejercer estos derechos escríbenos a hola@lumiagenda.co indicando tu nombre, tu solicitud y un dato de contacto. Respondemos consultas en un máximo de 10 días hábiles y reclamos en un máximo de 15 días hábiles, según la ley. Si eres cliente de un negocio que usa Lumi, ver la sección 1.

6. Datos de salud de los clientes de cada negocio

Cuando un negocio usa Lumi para guardar consentimientos, waivers o la ficha de salud de sus clientes, el negocio es el responsable del tratamiento y Lumi actúa como encargado, siguiendo sus instrucciones. Datos como alergias, embarazo, condiciones o medicamentos son datos sensibles según el artículo 5 de la Ley 1581 de 2012. Por eso:

• Se piden con autorización expresa del cliente, que puede elegir no responder.
• Ningún servicio ni reserva puede depender de que el cliente entregue esos datos (Decreto 1377 de 2013).
• Solo accede el equipo del negocio, según los roles y permisos que el negocio define, además del acceso limitado del personal de Lumi descrito en la sección 4.
• Cada firma queda registrada con fecha, hora, dispositivo y una huella digital del documento que permite detectar cualquier cambio posterior (Decreto 2364 de 2012).

Lumi no es un software de historia clínica ni reemplaza la historia clínica que la ley exige a los prestadores de servicios de salud habilitados en el REPS.

7. Cuánto tiempo guardamos los datos

• Documentos completados (firmados, enviados o rechazados): mientras la persona sea cliente del negocio y hasta 10 años después de su última actividad. Luego se eliminan automáticamente.
• Documentos que nadie completó: se eliminan 90 días después de que su enlace vence.
• Datos de la cuenta y de operación del negocio: mientras exista la relación comercial. Si el negocio pide cerrar su cuenta y borrar sus datos, primero le entregamos una exportación y luego los suprimimos, salvo lo que la ley nos obligue a conservar. Si la cuenta queda sin un plan activo, la conservamos 12 meses; avisamos por correo al menos 60 días antes de eliminarla y ofrecemos una exportación completa.
• Cuentas creadas en línea que nunca pagaron un plan: se eliminan 4 meses después de su última actividad, con un aviso por correo al menos 14 días antes.
• Datos de contacto comercial de quien pidió una demostración y no contrató: hasta que pidas su supresión o por un máximo de 2 años.

8. Seguridad

Aplicamos medidas técnicas y organizativas razonables para proteger los datos: cifrado en tránsito, control de acceso por roles y permisos, aislamiento de los datos de cada negocio en la base de datos, copias de seguridad y registro de las acciones sensibles. Si ocurre un incidente de seguridad que afecte datos personales, avisaremos a los negocios afectados y a las autoridades de protección de datos según lo exija la ley aplicable.

9. Cookies

Lumi y lumiagenda.co solo usan cookies y almacenamiento local estrictamente necesarios: para mantener tu sesión iniciada y recordar preferencias como el negocio activo o el modo de prueba. No usamos cookies de analítica, de publicidad ni de terceros para seguimiento. Si eso cambia, lo indicaremos aquí y pediremos tu consentimiento antes de activarlas.

10. Menores de edad

Lumi es un servicio para negocios y no está dirigido a menores de edad. Si un negocio registra datos de un menor, debe contar con la autorización de su representante legal y respetar el interés superior del menor.

11. Cambios a esta política

Podemos actualizar esta política. Publicaremos la versión vigente en esta página con su fecha de actualización y avisaremos por correo a los negocios activos de los cambios importantes.